Le procedure di controllo possono essere uno strumento di potere notevole per il management interno all'azienda soprattutto in tempo di automatizzazione e globalizzazione. In un precedente intervento abbiamo identificato il concetto di Sistema di Controllo Interno aziendale. L'auditor, al fine di ottenere una comprensione dei sistemi contabili, di controllo e delle procedure interne, necessario per pianificare le attività di controllo (audit) e sviluppare un'efficace strategia di lavoro, deve dapprima identificare i cicli (processi) aziendali significativi, collegarli alle attività/operazioni sottostanti e quindi "mapparli" (evidenza). Questo fornirà una prima base di dati per pervenire ad un'iniziale valutazione dei rischi inerenti a ogni ciclo e quindi del rischio di controllo interno. La comprensione di questi concetti di rischio (inerente e di controllo), sarà parte integrante, insieme al rischio impresa e al rischio legato al lavoro del controllore "auditor", per determinare l'ampiezza qualitativa e quantitativa del lavoro da svolgere - revisione (audit).

Il ciclo magazzino

L'obiettivo principale del ciclo magazzino è la gestione ottimale del magazzino attraverso un valido trade-off tra le esigenze del ciclo acquisti, da una parte, e quelle della produzione e del ciclo vendite dall'altra parte. 

Le attività elaborate attraverso tale ciclo sono:

  • ricevimento della merce;
  • disposizione delle merci in modo ordinato e controllo dei movimenti in entrata e in uscita;
  • spedizione della merce.

Il flusso documentale che provoca lo svolgersi di tale ciclo può essere così sintetizzato:

  • Bolla di entrata materia prima e merce;
  • Modulo di richiesta scarico in produzione;
  • Modulo di scarico magazzino materia prima;
  • Modulo di richiesta scarico merce;
  • Modulo di scarico magazzino merce;
  • Modulo di carico magazzino prodotti finiti;
  • Modulo di richiesta scarico prodotti finiti;
  • Modulo di scarico magazzino prodotti finiti;
  • Moduli inventario ciclico/permanente e/o inventario fine anno;
  • Bolle di uscita prodotti finiti e merce.

A livello di contabilità i reports producibili per il monitoraggio di tale ciclo e flusso documentale sono:

  • Libro inventario;
  • Report carico scarico (scritture di magazzino);
  • Report slow moving (lenta rotazione);
  • Report obsolete (obsoleto);
  • Report giacenze contabili;
  • Report giacenze fisiche (inventario).

I saldi di bilancio più importanti, influenzati dal ciclo magazzino per tipologia di operazione sono: 

- ricevimento della merce:

1. debiti verso fornitori; 
2. inventario fisico; 
3. inventario contabile; 
4. acquisti o costo del venduto; 
5. resi su vendite;

- disposizione delle merci in modo ordinato e controllo dei movimenti in entrata e in uscita:

6. inventario fisico; 
7. inventario contabile.

- spedizione della merce:

8. crediti v/clienti; 
9. ricavi; 
10. inventario fisico; 
11. inventario contabile; 
12. resi su acquisti.

I rischi inerenti a tale ciclo, possono derivare da: 

a) condizioni macroeconomiche (crisi di settore, crisi di società, crisi politica); 
b) complessità del flusso documentale e conseguentemente dei dati di bilancio (aziende che lavorano su commessa, operazioni intercompany, ecc.); 
c) esperienza maturata sul cliente (ad esempio lo "score sheet" dell'anno prima).

Per tale ciclo, il Sistema di Controllo Interno all'azienda dovrebbe assicurare:

  1. che ci siano valide procedure per l'identificazione della merce, per il controllo qualitativo e quantitativo, e per i collaudi sia in uscita che in entrata;
  2. che ci sia una disposizione del magazzino fisico ordinato, in modo che sia facilmente identificabile nella sua composizione;
  3. che siano verificati i prelievi e le uscite e che siano autorizzati;
  4. che sia segnalata l'avvenuta uscita della merce agli uffici contabilità.

Esempi di validi controlli interni su tale ciclo possono essere:

  • Analisi giornaliera o settimanale di reports che evidenzino le giacenze con livelli superiori o inferiori ai livelli minimi previsti;
  • Analisi mensile di reports che consentano il confronto delle giacenze con quelli dell'esercizio precedente e quelle a budget;
  • Analisi mensile di reports che evidenzino il tasso di rigiro del magazzino per individuare ed isolare lo slow moving;
  • Analisi mensile di reports che evidenzino l'obsolete.

L' auditor accorto poi, oltre che ripercorrere tale controlli interni e far leva sulla propria personale esperienza, dovrebbe concentrare l'attenzione anche su quanto segue: 

a) indici, parametri e reports utilizzati dalla direzione per monitorare gli indici di rotazione e di resi e come vengono utilizzati; 
b) indici, parametri e reports che assicurino che le quantità contabili risultino effettivamente a magazzino; c) modalità di monitoraggio dello slow moving e dell' obsolete ; 
d) modalità di monitoraggio dei livelli di scorta.


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RICORDO

Ciao Chiara! Ci hai lasciati soli sulla terra ma ci accompagnerà -per sempre- il tuo vivido spirito! E la tua stella illuminerà  il nostro cammino futuro. Ti vogliamo bene!

 

LE NOSTRE CIRCOLARI (grazie al contributo dei terzi indicati)

DECRETO LEGGE N. 149 DEL 9/11/2020 “RISTORI-BIS” - LA CIRCOLARE

Pubblicato in Gazzetta Ufficiale il testo del decreto Ristori bis, N. 149 del 9/11/2020, il provvedimento approvato dal Governo nella notte tra il 6 e il 7 novembre 2020 che prevede diversi interventi per aiutare le attività coinvolte dalle nuove chiusure. Così come gli interventi restrittivi, anche i nuovi “ristori” vengono modulati a seconda della gravità della situazione dell’emergenza epidemiologica sul territorio: le maggiori misure di supporto riguardano quindi le regioni che fanno parte della zona rossa. La misura inoltre estende la platea dei contributi a fondo perduto, aggiungendo le attività interessate dalle chiusure ma rimaste escluse dal primo decreto Ristori. Viene inoltre prevista la sospensione del versamento dei contributi INPS a carico dei datori di lavoro per un periodo di tempo diverso a seconda del colore della regione. Occorre anche ricordare che le attività ristorate o beneficianti dei vari dispositivi indicati di seguito devono essere le “primarie” per l’azienda. Segue il link a:

DPCM 3 NOVEMBRE 2020

E' da poco stato pubblicato il nuovo DPCM del 3/11/2020 -che linkiamo- insieme ad una serie di allegati, dei quali alcuni sono stati da noi posti in calce alla copia del Dpcm stesso per agevolarne la consultazione, che illustra le norme di contenimento del virus, in corso di validità dal giorno 5/11 e fino al 3/12 c.a. Seguiranno il Provvedimento del Ministro della Sanità, volto ad individuare le aree interessate e la suddivisione delle regioni nei vari raggruppamenti, e potranno essere emanate norme locali da parte dei Presidenti di Regione.

CIRCOLARE: LE MISURE DEL DL 137 DEL 28/10/2020

Il Governo ha emanato i nuovi provvedimenti anti-Covid19 ed a sostegno delle categorie interessate dalla chiusura temporanea (speriamo!) delle attività, contenuti nel DL 137 del 28/10/2020 che linkiamo. Abbiamo altresì provveduto a predisporre una CIRCOLARE (analogamente linkata) nella quale abbiamo cercato di riassumere, il più possibile esaurientemente, una sintesi dei maggiori provvedimenti di interesse di imprese e lavoratori. Il Decreto è stato pubblicato ed è efficace da oggi, 29/10/2020.

Buongiorno, oggi è

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  • ci rivolgiamo ad ogni tipo di impresa, sia esercitata in forma sia societaria che individuale
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