In risposta a un'istanza di interpello del 20.9.2019, n. 388 presentata da una società che intende dematerializzare e conservare in modalità elettronica le note spese dei propri dipendenti e professionisti e i relativi giustificativi, l'Agenzia delle Entrate precisa che qualunque documento analogico avente rilevanza fiscale, per essere dematerializzato e poi distrutto (come formato analogico), deve possedere le caratteristiche dell'immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. In tal caso i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, dei quali si possono ricavare duplicati sempre informatici.
Se il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al proprio contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (anche in possesso di terzi), lo stesso ha natura di documento analogico originale unico, la cui conservazione sostitutiva (vale a dire elettronica) richiede l'intervento di un pubblico ufficiale.
Viene, infine, precisato che restano fermi, ai fini della deducibilità dei costi, i requisiti di inerenza, competenza e congruità e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati. In particolare, per il controllo di tali requisiti oltre che della certezza della spesa, sono necessari i giustificativi di spesa, parte integrante delle note spese.
